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レンタカー許可取得後に管理すべき書類とは?

レンタカー許可を取ったあとに管理する帳票類

レンタカー許可を取った後の事業者様には、事業が適正に行われているかを確認する書類の提出が義務付けられています。

提出する書類は、「貸渡実績報告書」「配置車両数一覧表」「貸渡簿」「貸渡証」の4種類です。

以下でそれぞれの書類がどんなものか見ていきましょう。

 

 

貸渡実績報告書と配置車両数一覧表

配置車両数一覧表

毎年、4月1日から翌年3月31日までのレンタカー業に使用した車両数を記載する書類です。決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項が決まっています。

レンタカー許可取得後に、運輸支局で紙ベースの様式は渡されますが、エクセルやワードなどのデータ形式ではもらえません。インターネットで検索しても出てきませんので、パソコンで管理したい方は自作する手間が必要になります。

配置車両数一覧表

当事務所にご依頼頂いた方には、無料で配置車両数一覧表をデータでお渡ししますのでご安心ください

 

記載事項

配置車両数一覧表には以下の事項を必ず記載します。

  1. 事業者名
  2. 住所
  3. 代表者名
  4. 電話番号
  5. 事業所名
  6. 車両種別ごとの台数とその合計

 

提出時期

「配置車両数一覧表」は、1年に1回、毎年5月31日までに事業所を管轄する運輸支局に「郵送や持込み」などで提出します。

 

ポイント

年度ごとに4枚作成する必用がありますので注意が必用です。

  • 4月1日~6月30日までのレンタカー車両台数
  • 7月1日~9月30日までのレンタカー車両台数
  • 10月1日~12月31日までのレンタカー車両台数
  • 翌年1月1日~3月31日までのレンタカー車両台数

作成した配置車両数一覧表は、4枚まとめて5月31日までに提出すれば構いません。1年度内に4回提出する必用がないので少し安心ですね。

 

 

貸渡実績報告書

毎年、4月1日から3月31日までのレンタカーの貸渡しの実績を記載する書類です。配置車両数一覧表と同じく、決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項が決まっています。

貸渡実績報告書

こちらの書類もエクセルやワードデータは存在しませんので、ご依頼者様には無料でデータをお渡ししております

 

記載事項

「貸渡実績報告書」は以下の事項を必ず記載します。

  1. 事業者名
  2. 住所
  3. 代表者名
  4. 電話番号
  5. 事業所の数
  6. 乗用車や2輪車などの車両区分ごとの車両数・延貸渡回数・延貸渡日車数・延走行キロ・総貸渡料金

 

提出時期

毎年、5月31日に、4月1日~翌年3月31日までの実績を記載して、事業所管轄の運輸支局に「郵送や持込み」で提出します。

 

ポイント

記載事項をご覧になるとわかる通り、1年間の述貸渡回数などをまとめる必要があります。従って、下記でご説明する貸渡簿と貸渡証をしっかり管理しておくのがポイントとなります。

1年分の配置車両数一覧表と一緒に提出してしまえば、手間が省けますね。

 

 

貸渡簿と貸渡証

貸渡簿

貸渡簿も、決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項は定められています。こちらもデータは存在しませんので、ご自身で作成する必用がります。

貸渡簿

当事務所にご依頼頂いた方には、無料でデータをお渡ししておりますのでご安心ください。

 

記載事項

貸渡簿の記載事項は以下のとおりです。

  1. 利用者の氏名(法人の場合は名称)、住所
  2. 運転者の氏名、住所、運転免許の種類と番号
  3. 貸渡自動車の登録番号または車両番号
  4. 貸渡日時及び時間
  5. 貸渡事務所名、返還事務所名
  6. 運行区間または行先、利用人数
  7. 使用目的(マイクロバスの場合のみ)
  8. 走行キロ数
  9. 事故に関する事項

 

ポイント

貸渡簿の保存期間は2年と法令で定められております。しっかり管理しましょう。

※貸渡原票を綴ったものを貸渡簿に代えることができます。

 

 

貸渡証

貸渡証も同じく決まったフォーマットはありませんが、記載事項は定められております。当事務所にご依頼頂いた方には、無料でデータをプレゼントしておりますのでご安心ください。

貸渡証

記載事項

貸渡証に記載すべき事項は以下のとおりです。

  1. 利用者氏名(法人の場合は名称)、住所
  2. 運転者の氏名、住所、運転免許証の種類と番号
  3. 貸渡自動車の登録番号または車両番号
  4. 貸渡日時および時間
  5. 貸渡事務所名、返還事務所名
  6. 「運行中必ず携帯し、警察官または地方運輸局や運輸支局の職員の請求があったとき呈示しなければならない」旨の記載
  7. 「自動車の借受けに付随して、貸渡人から運手者の労務の提供を受けることができない」旨の記載
  8. 貸渡自動車に係る事故や故障が発生したときの処置に関する記載
  9. 「貸渡期間が2日以上となる場合は、日常点検を利用者が実施することとなる」旨の記載

 

 

 ポイント

自動車事故発生時及び盗難発生時の利用者が取るべき措置は、万が一の際に揉め事にならないようしっかり利用者に説明ておくことが、レンタカー事業を行ううえで余計なストレスを抱えないために重要ですね。

貸渡簿と同じく2年間の保存義務がありますのでご注意ください。

 

 

まとめ

レンタカー事業を行うには、事業者としての責任が伴います。この「責任をしっかり果たしています」と証明するのが、貸渡実績報告書や貸渡証になります。

運輸支局はレンタカー事業者を一つ一つ訪問して管理することが物理的に不可能です。ですから、書類の提出により管理をするわけですね。

 

行政書士法人シフトアップでは、レンタカー事業許可をご依頼頂いたお客様には、絶対的記載事項を網羅した許可取得後に必要な帳票類をデータにして無料でお渡ししております。

 

さらに、他では手に入らない利用者データを入力すれば使える領収書も無料でプレゼントいたします。

ご自身で作成する手間が省けますので、是非ご利用ください。

 

 

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