運送業許可申請は名古屋市の行政書士事務所シフトアップ

運送業事務|帳票で押さえるポイント10選

「運送業事務や貸切バス事業の事務(以下、運送業事務と言います。)」は日常業務として帳票類作成がとても重要です。この作業を怠ると、巡回指導や巡回監査で大きなペナルティーをもらいます。

 

普段の経営実態を実際に見ることは運輸局とて難しいものです。従って指導、監査の時に何を基準に健全な運営をしているかは、帳票類を見て判断するしかありません。

 

そのため、運送業事務として日常業務で帳票類の作成と保存が義務化されおり、毎日作成するものから、都度作成するものまで様々な種類が存在します。

 

運送業事務を行う総務の方のために、帳票類の種別、保存期間などを以下にまとめておりますのでご参考にして頂ければ幸いです。

 

運送業事務 都度作成帳票

運送業で記録すべき事案が起こった場合に、その都度作成する帳票類です。

 

都度作成するもの|業務関係

  1. 就業規則・賃金規定
  2. 36協定書(会社の過半数を代表するものとの書面により法定労働時間を超えて残業を行うことの取り決めをする書面です)
  3. 事業計画変更届(車両の増減や駐車場・事務所の変更などがあった場合に運輸局に提出します)
  4. その他の許認可関係の申請書類とその写し
  5. 苦情処理簿(社外から苦情を受けた場合に、その内容などを記載しておきます)

 

都度作成するもの|運行管理関係

  1. 運行管理者専任届(就任時、解任時、変更時)
  2. 運転者台帳
  3. 事故記録

 

都度作成するもの|整備関係

  1. 整備管理者専任届(就任時、解任時、変更時)
  2. 車両台帳

 

 

運送業事務 日々作成帳票

運送業で、毎日記録すべき帳票類です。

 

日々作成するもの|運行管理関係

  1. 点呼記録簿(とても重要な帳票です)
  2. 乗務記録
  3. 運行記録計による記録(タコグラフ、デジタルタコグラフのことです)
  4. 運行指示書(2泊3日以上の泊りによる運行の場合に必用な書類です)

 

日々作成するもの|車両関係

  1. 日常点検簿

 

運送業事務 計画時作成帳票

運送業で計画して行うべき事項は年間計画書として記載、管理する必要があります。

計画時作成するもの|運行管理関係

  1. 健康診断
  2. 運転適性検査
  3. 運行管理に対する指導教育
  4. 運転者に対する指導教育
  5. 乗務員及び整備要員指導

 

計画時作成するもの|車両管理関係

  1. 点検整備記録簿
  2. 点検整備実施計画

運送業事務|その他の帳票

都度、日常で作成する帳票以外の帳票類は以下のようなものがあります。

  1. 運行管理に関する規定
  2. 整備管理規定
  3. 異常事態発生時の対応マニュアル
  4. その他社内規定  など

 

運送業事務 帳票保存期間

運送業開業後に作成した帳票類は以下のような保存期間が定められています。

 

保存期間5年の帳票類

  1. 健康診断の記録

 

保存期間3年の帳票類

  1. 労働者名簿
  2. 事故記録
  3. 乗務員に対する安全教育の記録

 

保存期間1年の帳票類

  1. 点呼記録
  2. 乗務記録(運転日報)
  3. 運行記録計による記録(タコグラフ、デジタルタコグラフ)
  4. 定期点検の記録

 

保存期間の定めがない帳票類

  1. 日常点検の記録
  2. 適正診断の記録

 

運送業事務のまとめ

上記のように、運送業を経営する場合、運送業事務として多種多様な帳票類を管理し、不備のないよう記載する必用があります。

初めて運送業を営む方には、帳票記載の要点がわからず不備のあるまま日常業務に追われて巡回指導、巡回監査の通知が来たときに慌ててお電話いただき、チェックのご依頼を頂く場合が多くございます。

半年以上の帳票を見直し、不備訂正のため徹夜をする事業者様も実際にいらっしゃいました。

 

当事務所にご依頼頂いた方には、そのようなことにならないよう、毎月訪問し、帳票類チェックと運送業運営上のアドバイスにお伺いする顧問サービスを実施しております。

近年は監査の目がますます厳しくなっている状況にあります。帳票類の記載に関して『うちは少し心配だな。』そう思った方は運送業事務を12年間経験した行政書士が代表を務める「行政書士事務所シフトアップ」に是非ご相談ください。

 

「巡回指導・監査対策」「顧問業務」にかかる費用はこちら

運送会社の巡回指導・巡回監査対策のための帳票チェックや、毎月の顧問業務にかかる費用の一覧です。
サービス名費用(消費税別途)備考
巡回指導・監査対策(帳票類チェック訪問2回)
50,000円立会が必用な場合は日当を別途頂戴します。
顧問業務30,000円/月毎月1回貴社に訪問し、帳票類のチェックや運営上のご相談をお聴きいたします。

顧問業務の内容

  • 帳票類に不備がないかのチェック
  • 運行管理に対するアドバイス
  • 勤務時間など労務管理に対するアドバイス
  • 就業規則に対するアドバイス
  • 給与体系に対するアドバイス
  • ドライバーとのコミュニケーションの取り方に対するアドバイス
  • その他、運送業運営に関するコンサルティング

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