運送業許可申請は名古屋市の行政書士事務所シフトアップ

運送業 巡回指導で押さえるポイント

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うれしいお客様の項 ~リアルボイス~

安城市 タクマ産業有限会社 代表取締役 野﨑辰弘さまnozaki

6年ぶりの巡回指導で何から準備したら良いかわからかったところに、川合さんにいろいろ事前に指導いただいたお陰で、帳票類を準備できて巡回指導員に提出できたので本当に助かりました。今後は川合さんから指導して頂いたことを、なんとか実践していきたいと思います。

 

運送業の巡回指導対策の必用性

運送業許可を取得して3ヶ月~6ヶ月後、その後は2年に1回のペースで適正化事業実施機関(正式には〇〇県貨物自動車運送適正化事業実施機関)の「巡回指導」が行われます。その名のとおり「指導」ですので、「巡回監査」に比べチェックは厳しくありません。ただし、日々の点呼や帳票管理を怠っていると行政処分になることもありますので決してあなどれません。

以下で巡回指導の要点を解説してまいりますので、巡回指導が不安な運送事業者様は是非ご一読ください。

 

運送業 巡回指導の要点って何?

運送業事務所巡回指導が来る前は、親切にトラック協会から運送事業者さまのもとへ、巡回指導を行う日程を告げる電話が入ります。

その後、用意しておく帳票類などを書いた書類がFAXで届きます。

基本的にその書類に書いてある帳票を用意すれば問題ありません。ただし、しっかり日常業務が行われている事が前提です。

チェックは厳しくないと申し上げましたが、いい加減な管理をしていても良いということではありません

特に以下の項目はしっかり記載・管理する必要があります。

  • 運転日報(乗務記録)
  • 点呼記録簿

では、上記書類の何がチェックされるのでしょう?

 

運転日報について

運転日報で特にチェックされる箇所

  1. 運転時間は適切か(長時間休憩を取らずに運転していないか)
  2. 運転開始・終了時間と点呼時間に整合性が取れているか
  3. 休憩は連続運転時間4時間ごとに30分以上取っているか
  4. 運行と運行の間に8時間以上の休息時間はあるか
  5. 残業・深夜・休憩時間の管理はできているか

運転時間と休憩・休息時間は特に重点的に見られます。デジタコの場合はしっかり運転手がボタン操作をしている必要があります。4t車などデジタコを装着していない場合、運転時間、休憩時間、待機時間、深夜時間、残業時間をタコグラフや運転日報をもとに集計して管理しなければなりません。

また、ドライバーからの運転日報の提出漏れがあり、配車記録と合わないと指摘を受けます。タコグラフも同様に抜けがあれば指導の対象となります。

 

点呼簿について

自動車運送事業者には 対面点呼が義務づけられているため点呼簿は最も重要な帳票のひとつです。ですので、巡回指導時に指導員が重点的にチェックしていきま対面点呼す。

基本的に2泊3日以上の運行の場合以外は、運転者の出庫時・入庫時には対面点呼が必要となります(1泊2日までの運行の場合でやむを得ない場合は出庫または入庫のどちらかで対面点呼を行なえば良いとされています)。

一般的に運送業ではドライバーの勤務時間が一律でない場合が多いのは事実です。早朝に出庫するトラックもあれば、深夜に入庫するトラックもあります。

現実的に対面点呼が難しいといえど、怠れば指導の対象となります。運行管理補助者を上手に使い対面点呼を必ず実現させましょう。

運行管理者が点呼の3分の1以上を行えば法令違反にはなりません。

 

その他の帳票

巡回指導時に日報、点呼簿以外で指導員がチェックする帳票として挙げられているものを列挙いたしますので参考にしてください。

 

業務関係

  1. 賃金台帳
  2. 給与規定
  3. 就業規則(従業員10人以上の場合)
  4. 36協定書
  5. 労災保険・雇用保険加入台帳
  6. 健康保健・厚生年金保険加入台帳
  7. 事業報告書・事業実績報告書の控え

 

運行管理関係

  1. 運行管理規定
  2. 運行計画及び乗務割当表
  3. 運行記録計による記録(タコグラフ)
  4. 運行指示書(運行前後の点呼ができない場合のみ)
  5. 運行管理者専任届の控え
  6. 運行管理者研修手帳
  7. 乗務員への指導教育計画表とその記録簿※計画表は事務所に掲示する必用あり
  8. 適性診断受診結果表とその計画書
  9. 健康診断受診結果とその記録簿
  10. 出勤簿
  11. 事故記録簿
  12. 自動車事故報告書の控え

 

車両管理関係

  1. 整備管理規定
  2. 点検整備記録簿の写し
  3. 日常点検簿
  4. 日常点検表
  5. 定期点検基準
  6. 定期点検整備実施計画表
  7. 整備管理者専任届の控え
  8. 整備管理者研修修了証
  9. 車両台帳(車検証の写し可)※車検切れの写しがないようにしておきましょう

 

経理関係

  1. 総勘定元帳
  2. 経費明細書
  3. 現金出納帳
  4. 固定資産台帳
  5. 賃金台帳

 

その他

  1. 自主点検表(巡回指導通知のFAXと同時にトラック協会より送られてきます)

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巡回指導の通知が来たらすべきことって何?

このページをご覧になっている方は、すでに巡回指導の通知が来ているかもしれませんね。もし、日々の帳票管理ができていない場合どうすれば良いでしょうか。

 

通知が来たらまずすべきことは・・・

帳票管理ができていない場合の最優先事項

巡回指導の帳票管理直近月の帳票から不備がないかチェックしましょう。日報、点呼簿 etc・・・

直近月のチェックが終わったら、その前月の帳票のチェックをしましょう。

 

いかがですか?不備はありませんでしか?

 

そのほかにも

  • ドライバーの適正診断は終わっていますか?
  • ドライバーの健康診断は終わっていますか?
  • ドライバーは社会保健・労働保健加入は済んでいますか?
  • 36協定書は提出していますか?
  • 安全指導教育の記録はありますか?

などなど。

他にもまだまだやっておくべき事がありますね。慌てず一つずつチェックしていきましょう。

 

実際にあった巡回指導の事例

巡回指導が来るって1ヶ月位前に電話があったんだすけど、何をやったらいいかわからなくて、一度見に来てもらいたんですが・・・」ある日、当事務所に入電がありました。

聞けば他の行政書士に運送業許可申請を依頼して許可取得。運輸開始後は、帳票類のチェックには来てないそうです。

巡回指導の電話が入りあわてて当事務所のホームページを見て連絡をくださいました。

「運送業許可を依頼した行政書士さんはどうしたんですか?」と聞くと、運送業許可のことをよく解っておらず許可取得にとても時間がかかったため、もう依頼したくないとのことでした

 

早速、事務所に伺うと、ドライバー任せにしていた日報に歯抜けがある事に加えて、残業時間や深夜時間の集計がされていません。

さらに、点呼簿もしっかり記載されていない状態です。

とにかく直近月から残業時間等の集計を行い、車両台帳や運転者台帳をしっかりファイリングすること。掲示の必用な帳票類を掲示しておくことなどをお願いしました。

この運送会社の社長の奥様は、結局監査前3日間は寝る時間が3時間。社長は前日に徹夜をして巡回指導に備えました。

そのかいあって、口頭指導だけで行政処分はありませんでした。ただし、これは「巡回指導」だったからです。

巡回監査で、点呼のしていない日や日報とつじつまが合わないなどがあれば口頭指導だけでは済まなかったでしょう。

 

まとめ

ご覧いただいた感想はいかがですか?

帳票の多さに驚いた方が多いのではないでしょうか。

 

記載したとおり、非常に多くの帳票を管理する必要があるので、巡回指導前にあわてることのないようにする事がとても大切です。

当事務所は、巡回指導・監査前に帳票チェックのご相談を受けることもよくあります。そのようなご依頼者様は事例にある通り、帳票の不備修正に徹夜をする方もいらっしゃいます

一方では、当事務所が帳票チェックに伺ってから、不安で眠れなかったのが、ぐっすり眠れた!と喜んでくれる方もいらっしゃいます。

 

運送業専門の「行政書士事務所シフトアップ」は、巡回指導対策のための帳票チェックや運行管理のアドバイスも承っております。

今や巡回指導とて、甘く見ると行政処分をくらう時代です。「ウチはちょっと不安だな」と思った方はお気軽にご相談ください。

 

大手物流会社様から推薦をいただいております

【上組陸運株式会社 名古屋支社  中部地区担当部長 宮川裕二 様】 推薦者の声

川合君は、フットワークが軽く、親身になってこちらの要望に応えてくれる。それが川合君をお薦めするポイントです。

私は物流業界で管理職をやっていて、疑問点や問題点がよく出ます。

しかし、忙しい中で調べるのも時間を要するんですよ。それに対して川合君は率先して調べて回答をくれるから情報がスピーディーに入ってくる。

今、問題になっている運輸安全マネージメントも勉強されていて、いいアドバイザーとなってやってくれて、ほんとに助かってます。

行政書士やっていなければ、私の右腕に置きたい人物の一人ですね。

 

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