運送委託契約書とは？作成するメリットや記載すべき項目を解説

物流業界では、荷主と運送事業者との間で業務を円滑に進めるために「運送委託契約書」の締結が重要になります。

2025年4月からは契約書面の交付が義務化されることもあり、今後ますます契約書の重要性が高まっています。

本記事では、運送委託契約書とは何か、作成するメリット、記載すべき項目などを詳しく解説します。

運送委託契約書とは

「運送委託契約書」とは、荷主が運送事業者に対して、貨物の輸送を委託する際に取り交わす契約書のことです。

運賃や支払い方法、輸送する貨物の数など、業務遂行に関わる重要な事項が記載されます。

運送委託契約は、従来は口頭のやり取りだけでも法的には成立していましたが、それではトラブルが起きた際に責任の所在があいまいになりがちです。

そのため、双方のリスクを軽減するためにも、書面による契約の締結が重要とされています。

運送委託契約書を作成するメリット

運送委託契約書を作成することは、運送事業者にとって多くのメリットがあります。

例えば、契約内容を文書化することで、業務範囲や運賃などの取り決めが可視化され、双方の認識のずれや誤解を防ぐことができます。
その結果、トラブルの発生を未然に防ぐ効果が期待できます。

また、契約書があることで、万が一問題が発生した場合でも、責任の所在を判断する根拠となり、適切な対応が取りやすくなります。
これは、企業間の信頼関係を維持するうえでも重要な役割を果たします。

さらに、契約書には法的拘束力があるため、コンプライアンスの観点からも重要です。

こちらは後ほど詳しく解説しますが、2025年4月以降、貨物自動車運送事業法の改正により、契約の締結時に書面または電磁的記録（メール等）での交付が義務化されるため、法令遵守の体制整備としても有効です。

2025年4月から運送契約締結時の書面交付が義務化！

前項でも少し触れましたが、2025年4月1日施行の改正貨物自動車運送事業法により、荷主と運送事業者が契約を結ぶ際は、「書面または電磁的記録（メール等）による契約の締結」が義務付けられることになりました。

これにより、これまで一般的に行われていた口頭契約や、内容が曖昧な依頼方法は認められなくなり、契約内容を明確に記した文書でのやり取りが必須になります。

運送委託契約書もこの義務化の対象に含まれるため、契約を交わす際には書面または電子データで正式に取り決めを行うことが求められます。

今後は、法令に則った契約手続きが必要となる点に注意が必要です。

運送委託契約を結ぶ際に作成すべき書類

ここからは、運送委託契約を結ぶ際に作成すべき書類について解説します。

運送委託基本契約書

運送委託契約を結ぶ際に重要な書類のひとつに、「運送委託基本契約書」があります。

この契約書は、荷主と運送事業者の間で継続的に取引を行うことを前提に、運送業務全体に関わる基本的なルールや条件を取り決めた文書です。

例えば、「運賃の改定に関する取り決め」や「トラブル発生時の対応」など、運送を行ううえで土台となる内容が記載されます。

覚書

運送委託契約を結ぶ際に、基本契約書と併せて作成しておきたいのが「覚書」です。

覚書とは、すでに締結された契約に対して、個別の取り決めや変更事項などを補足するための文書です。

例えば、特定の取引でのみ適用される運賃の変更や一時的なルールの適用など、定期的に見直しが必要な項目が含まれます。

運送業務においては、取引先や貨物の内容、納期などが案件ごとに異なるケースが多いため、覚書を活用することで柔軟かつ明確な契約管理が可能になります。

発注書

運送委託契約を結ぶ際は、「発注書」も忘れずに作成するようにしましょう。

発注書は、運送依頼に関する具体的な内容を記した書類で、荷主が運送事業者に対して業務を正式に発注する際に発行されます。

基本契約書が「取引の基本ルール」を定めたものだとすれば、発注書は「運行ごとの詳細な業務指示」を示す役割を果たします。

発注書の内容を正確に記載し、双方で確認・保管しておくことは、業務のミス防止やトラブル発生時の証拠としても有効です。

運送委託基本契約書に記載すべき項目

ここからは、運送委託基本契約書に記載すべき項目について解説します。
実効性のある契約書を作成するためには、以下のような項目を盛り込むことが重要です。

運賃

運送委託基本契約書では、運賃の取り決めが重要な項目のひとつです。

基本的な運賃だけでなく、燃料高騰時や繁忙期における加算条件なども明記しておくことで、後のトラブルを防ぐことができます。

付帯業務

運送委託基本契約書には、「付帯業務」についての記載も欠かせません。

付帯業務とは、貨物の輸送以外に発生する関連業務のことで、具体的には荷役作業や納品先での立ち会いなどが含まれます。

これらの業務を運送事業者がどこまで対応するのか、追加料金が発生するのかといった点を契約書で明確にしておくことで、業務の効率化とトラブル防止につながります。

責任の範囲

運送委託基本契約書には、「責任の範囲」について明確に記載することが重要です。

貨物の破損や紛失、遅延などのトラブルが発生した場合に、運送事業者と荷主のどちらがどの範囲まで責任を負うのかを事前に取り決めておくことで、万が一の際の対応がスムーズになります。

損害賠償

「損害賠償」に関する事項も、明確に記載することが重要です。

荷主の発注ミスや運送事業者の配送ミスなどが発生した場合、損害が生じるケースも少なくありません。

そういったケースに備えて、賠償責任の範囲や賠償額の上限、請求の基準などについて取り決めておきましょう。

支払方法

運送委託基本契約書では、「支払方法」に関する取り決めも重要な項目です。

運賃や付帯業務費用の計算方法、支払期日、支払方法などを明確に記載しましょう。

事故発生時の対応

運送委託基本契約書には、「事故発生時の対応」についても必ず記載しておくべきです。

運送中に交通事故が発生した場合、どのように対応するかを事前に定めておくことで、迅速かつ適切な処理が可能になります。

具体的には、事故が発生した際の報告方法や連絡不通時の対応などを明文化します。

まとめ

運送委託契約書は、荷主と運送事業者間の信頼関係を築き、トラブルを未然に防ぐための重要な書類です。

2025年4月施行の法改正によって、契約書面の作成は義務となるため、早急に体制を整える必要があります。

本記事で紹介した記載すべき項目を漏れなく盛り込み、自社と取引先双方のリスクを最小限に抑える契約書を整備しましょう。

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書類作成や法令遵守に不安がある運送事業者様は、ぜひお気軽にご相談ください。