レンタカー事業開業をご検討中の方のために、レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について年間相談件数４３０件超えの自動車系許可のプロ事務所が解説いたします。
どうぞご覧ください。
レンタカー許可申請に必要な書類はこれだ
レンタカー許可申請に必要な書類は下記のとおりとなっております。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 自家用事業自動車有償貸渡許可申請書
- 確認書
- 事務所別車両一覧表
- 貸渡しの実施計画書等
- 貸渡料金及び貸渡約款を記載した書類
- 住民票、法人の場合は法人登記簿謄本（許可申請と同時に法人設立する場合は発起人名簿）
- レンタカーに使用する営業所あてに郵送された公共料金の請求書など（必用な場合のみ）
- レンタカーにする車両の車検証（地域により不要な場合あり）
※都道府県により必用書類が異なる場合がございます。
レンタカー型カーシェアリングを行う場合に必要な書類
レンタカー型カーシェアリングを行う場合、上記以外に下記書類を添付します。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 貸渡自動車の社名及び型式
- 自動車の保管場所、配置図
- 保管場所を管理する事務所の所在地
- ＩＴ等の活用により行う貸渡し状況、整備状況等車両の把握方法
- 車両、エンジンキー等の管理・貸出し方法
- 会員規約または契約書
- ハイブリッド車以外を使用する場合のアイドリングストップ励行等エコドライブ研修・啓蒙計画
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レンタカー許可を取ったあとに管理する帳票類
レンタカー許可を取った後の事業者様には、事業が適正に行われているかを確認する書類の提出が義務付けられています。
提出する書類は、下記の４種類です。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 貸渡実績報告書
- 配置車両数一覧表
- 貸渡簿
- 貸渡証
以下でそれぞれの書類がどんなものか見ていきましょう。
貸渡実績報告書と配置車両数一覧表
配置車両数一覧表
毎年、４月１日から翌年３月３１日までのレンタカー業に使用した車両数を記載する書類です。決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項が決まっています。
レンタカー許可取得後に、運輸支局で紙ベースの様式は渡されますが、エクセルやワードなどのデータ形式ではもらえません。インターネットで検索しても出てきませんので、パソコンで管理したい方は自作する手間が必要になります。
弊社シフトアップでにご依頼頂いた方には、無料で配置車両数一覧表をデータでお渡ししますのでご安心ください。
記載事項
配置車両数一覧表には以下の事項を必ず記載します。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 事業者名
- 住所
- 代表者名
- 電話番号
- 事業所名
- 車両種別ごとの台数とその合計
提出時期
「配置車両数一覧表」は、１年に１回、毎年５月３１日までに事業所を管轄する運輸支局に「郵送や持込み」などで提出します。
ポイント
年度ごとに４枚作成する必用がありますので注意が必用です。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- ４月１日～６月３０日までのレンタカー車両台数
- ７月１日～９月３０日までのレンタカー車両台数
- １０月１日～１２月３１日までのレンタカー車両台数
- 翌年１月１日～３月３１日までのレンタカー車両台数
作成した配置車両数一覧表は、４枚まとめて５月３１日までに提出すれば構いません。１年度内に４回提出する必用がないので少し安心ですね。
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貸渡実績報告書
毎年、４月１日から３月３１日までのレンタカーの貸渡しの実績を記載する書類です。配置車両数一覧表と同じく、決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項が決まっています。
こちらの書類もエクセルやワードデータは存在しませんので、ご依頼者様には無料でデータをお渡ししております。
記載事項
「貸渡実績報告書」は以下の事項を必ず記載します。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 事業者名
- 住所
- 代表者名
- 電話番号
- 事業所の数
- 乗用車や２輪車などの車両区分ごとの車両数・延貸渡回数・延貸渡日車数・延走行キロ・総貸渡料金
提出時期
毎年、５月３１日に、４月１日～翌年３月３１日までの実績を記載して、事業所管轄の運輸支局に「郵送や持込み」で提出します。
注意ポイント
記載事項をご覧になるとわかる通り、１年間の述貸渡回数などをまとめる必要があります。従って、下記でご説明する貸渡簿と貸渡証をしっかり管理しておくのがポイントとなります。
１年分の配置車両数一覧表と一緒に提出してしまえば、手間が省けますね。
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貸渡簿と貸渡証
貸渡簿
貸渡簿も、決まったフォーマットはありませんが、記載すべき事項は定められています。こちらもデータは存在しませんので、ご自身で作成する必用がります。
当事務所にご依頼頂いた方には、無料でデータをお渡ししておりますのでご安心ください。
記載事項
貸渡簿の記載事項は以下のとおりです。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 利用者の氏名（法人の場合は名称）、住所
- 運転者の氏名、住所、運転免許の種類と番号
- 貸渡自動車の登録番号または車両番号
- 貸渡日時及び時間
- 貸渡事務所名、返還事務所名
- 運行区間または行先、利用人数
- 使用目的（マイクロバスの場合のみ）
- 走行キロ数
- 事故に関する事項
注意ポイント
貸渡簿の保存期間は２年と法令で定められております。しっかり管理しましょう。
※貸渡原票を綴ったものを貸渡簿に代えることができます。
貸渡証
貸渡証も同じく決まったフォーマットはありませんが、記載事項は定められております。
当事務所にご依頼頂いた方には、無料でデータをプレゼントしておりますのでご安心ください。
記載事項
貸渡証に記載すべき事項は以下のとおりです。
レンタカー許可申請に必要な書類と許可取得後に管理すべき書類について
- 利用者氏名（法人の場合は名称）、住所
- 運転者の氏名、住所、運転免許証の種類と番号
- 貸渡自動車の登録番号または車両番号
- 貸渡日時および時間
- 貸渡事務所名、返還事務所名
- 「運行中必ず携帯し、警察官または地方運輸局や運輸支局の職員の請求があったとき呈示しなければならない」旨の記載
- 「自動車の借受けに付随して、貸渡人から運手者の労務の提供を受けることができない」旨の記載
- 貸渡自動車に係る事故や故障が発生したときの処置に関する記載
- 「貸渡期間が２日以上となる場合は、日常点検を利用者が実施することとなる」旨の記載
注意ポイント
自動車事故発生時及び盗難発生時の利用者が取るべき措置は、万が一の際に揉め事にならないようしっかり利用者に説明ておくことが、レンタカー事業を行ううえで余計なストレスを抱えないために重要ですね。
貸渡簿と同じく２年間の保存義務がありますのでご注意ください。
まとめ
レンタカー事業を行うには、事業者としての責任が伴います。この「責任をしっかり果たしています」と証明するのが、貸渡実績報告書や貸渡証になります。
運輸支局はレンタカー事業者を一つ一つ訪問して管理することが物理的に不可能です。ですから、書類の提出により管理をするわけですね。
行政書士法人シフトアップでは、レンタカー事業許可をご依頼頂いたお客様には、絶対的記載事項を網羅した許可取得後に必要な帳票類をデータにして無料でお渡ししております。
さらに、他では手に入らない利用者データを入力すれば使える領収書も無料でプレゼントいたします。ご自身で作成する手間が省けますので、是非ご利用ください。
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