長距離輸送のあるトラック運送事業者が避けて通ることができないのが運行指示書の作成。運行指示書は記入項目が多かったり、ドライバーの勤務体系によっては必要ないケースもあったりと、初めて対応する方にとっては迷うことがあるかもしれません。
この記事では、運行指示書とな何か、必要となるケースや作成方法、保管期限について分かりやすく解説していますので参考にしてください。
※運行指示書の様式や記載例もダウンロードできるようになっています。
まずは、そもそも運行指示書とは何なのか？について説明します。
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運行指示書とは
運行指示書とは、運行予定時刻や経由地、休憩時間・到着時間などのドライバーが配送を行う計画が記された書類のことです。運行指示書の作成は貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の3で一般貨物自動車運送事業者等に義務付けられており、主に長距離輸送を行うトラック運送事業者に必要な帳票です。
作成を怠ったり、記載事項に不備がある場合は行政処分の対象となります。抜け漏れがないよう作成・携行しなくてはいけない大切な書類です。しかし、どんな勤務体系の時にも必要なわけではありません。
以下で、具体的に運行指示書が必要なケースを解説します。
運行指示書が必要なケース
運行指示書が必要となるは、乗務前点呼と乗務後点呼が共に対面で行うことができない下記のケースです。
- 2泊3日以上（48時間以上）の運行があらかじめ決まっている場合
- 運行途中で2泊3日以上の運行経路に変更となった場合
トラック運送事業者には、ドライバーの乗車前・乗車中（必要な場合のみ）・乗車後に「点呼」を行う義務がありますが、48時間以上の勤務で対面での点呼ができない場合があります。
そのような場合に、対面点呼の代わりに電話点呼と中間点呼を行い、運行指示書によって運行の報告・確認・指示を行います。
運行指示書の作成方法について
運行指示書は、法令に定められた記載項目が網羅されていれば、手書きやパソコンなど何で作成しても構いません。効率的な運用を考えると、テンプレートを入手して、そこに手書きで記入するのか、Excelなどで入力するといった方法が一般的です。
誰が作成するのか
運行指示書を作成するのは運行管理者です。運行管理者しか作成できないと聞いて「難しくて専門的な書類なの？」と思われたかもしれませんが、記載項目は決まっているので、慣れてしまえば、そこまで難しい書類ではありません。
何よりも大切なのは、作成・携行が必要な運行に対して漏れなく手配することです。
運行指示書の運用方法
運行指示書は運行管理者（運行管理補助者が運行管理を行うときは補助者）が正副2部作成し、正本を運転者に携行させ、副本を営業所に保管します。
そして、当初の運行計画に変更があった場合、「運行の開始と終了地点および日時」または「運行経路と主な経過地における発着の時間」に変更があった場合は、運行管理者（補助者）が、副本に変更内容を記載します。
運転者が帰庫したら、運行指示書の正本と副本を突き合せ、運転者記載の変更内容と指示事項が相違ないか確認した後、 正本と副本を営業所に保管します。
運行指示書の記載事項
運行指示書に記載する内容は貨物自動車運送事業輸送安全規則で定められた次の7項目を漏れなく記載しましょう。
- 運行の開始と終了地点および日時
- 運転者の氏名
- 運行経路と主な経過地における発着の日時
- 運行の際に注意する箇所の位置
- 運転者の休憩地点と休憩時間（休憩がある場合のみ）
- 運転者の運転または業務の交替がある場合は、その地点
- その他、安全確保のために必用な事項
保管期限（保存期間）
運行指示書の保管期限（保存期間）は、「運行終了の日から1年間」と定められています。
運行指示書の記入例
運行指示書には会社名や車両番号・運転者や運行期間といった基本的な情報を記載する欄があり、運行計画の欄では休憩時間や到着予定時間まで細かく記入できるようになっています。
その他、例えば雨天時の安全走行の指示など、かなり細かく記入できるようになっています。必要なことをドライバーへ漏れなく伝えて記録に残すことはもちろん、走行するドライバーに指示が伝わりやすいよう明瞭に記載しましょう。
運行指示書の記入例は下記からダウンロード可能です。
※ダウンロード頂いた書類に関するお問い合わせは受付ておりません。
1泊2日運行でも運行指示書を作成した方が良いのか？
1泊2日運行の場合でも、運行指示書を作成することをおすすめします。（義務ではありません。）
なぜなら、乗務前または乗務後点呼のいずれかを対面で行えないということは、長距離運行あるいは長時間労働を行うケースであるため、運転者へ安全確保上必用な事項を確実に伝達するという意味において有効な手段となるからです。
運行指示書テンプレートのダウンロードはこちら
運行指示書のテンプレートは下記からダウンロードしてください。
※ダウンロード頂いた書類に関するお問い合わせは受付ておりません。
まとめ
トラック運送業を運営していくなら、運行指示書は作成・携行・保管が義務付けられている大切な書類です。ここまで解説した通り、そこまで特別な指標の記録や報告が必要な内容ではありませんので、過度にプレッシャーを感じる必要はありません。
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